Gölpazarı Belediyesi olarak ilçemiz vatandaşlarının hayatını kolaylaştırmaya yönelik yaptığımız çalışmalara bir yenisini daha ekledik:

DİJİTAL ARŞİV ÇALIŞMALARIMIZ BAŞLADI

Belediyemizde evrak kaybının önlenip, takibinin kolaylaştırılması, işlemlerini daha hızlı sonuçlandırarak vatandaşların karşılaştığı zaman kaybını en aza indirmeyi hedefleyen dijital arşiv çalışmalarımız tüm hızıyla devam ediyor.

Birçok belediyenin gıpta ile baktığı Fiziksel Arşiv Düzenlemesi ve Dijital Arşiv projesi ile birlikte sizlere verilecek hizmetle ilgili arşivden ihtiyaç duyulan dosya ve evrakların dijital kopyalarına, Yönetim Bilgi Sistemi üzerinden basit sorgulamalar ile anında ulaşabilmeyi hedefliyoruz.

Sisteme dahil olan Belediye çalışanlarının kendi kullanıcı bilgileriyle, bilgiye ihtiyacı olan herkese yetkisi dahilinde ilgili dosya hakkında istenilen bilgiler girilerek, evrakların sistemde kendi başlıkları altında toplanması kolaylığı ile zamanında bilgi verilebilmesi ve yönlendirebilmesi açısından çok büyük önem taşıyor.

Bu proje fiziksel arşiv projesinin tamamlanması ile dosyaları fiziksel olarak arşivden çıkarmaya gerek kalmaksızın, çalışanların kendi kullanıcı bilgileriyle vatandaşlara ilgili dosya hakkında sadece pafta, ada, parsel bilgileri girilerek, dosyalara hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşılması ile,  günlerle ifade edilen cevaplamanın zamanı en aza indirgenerek saat ya da dakika içerisinde verilebilecek.

Dijital arşivleme projesi ve fiziksel arşivleme projesinin bir bütün olarak yapılanması sayesinde gölge dosya hazırlanması ile işlem akışının hızlandırılarak hem belediye çalışanına, hemde vatandaşın işlem adımlarında, hızlı ve doğru cevaplandırılmasına olanak sağlamaya çalışıyoruz.

Aynı zamanda dilekçe ile arşivden talep edilen dosyanın ilgili birimine iletilmesi ile başvuru sürecini takiben her birimin  aynı anda tek bir dosya üzerinden işlem yapması imkansızken dijital arşivleme sayesinde yetkili her bir birim dijital arşivleme sisteminde dosya hakkında inceleme yaparak hazırlanan yapılanmış gölge dosya işlemini ile hem çalışanın hem de vatandaşın dosyaya zamanında ulaşabilme yetisi, stressiz, güvenilir ve kolay bir iş akışı ortamı sağlayarak, iş süreç verimliliğini artıracak.

Esnek bir yapıya sahip olan Dijital Arşivleme Sistemi kullanıcısına ihtiyaç duyulan formata uygun olarak ve güncellenerek kaydedilen veriler doğrultusunda detaylı bilgilere ulaşılabilmesinde de kolaylık sağlayacak.

Dijital arşiv sisteminde birden fazla görüntüleyebilme ile incelenen gerekli her bir evrak ve projenin kullanıcısına sağladığı bu kolaylık ile dosyaların olumlu, olumsuz yönlerinin işlem tespiti yapılabiecek.